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¿Cómo crear un filtro en Excel?

¿Cómo crear un filtro en Excel? Si no sabes cómo aplicar filtros en hojas de cálculo, te enseñamos.

Excel es un programa de hoja de cálculo para mejorar la eficiencia laboral, y distintos tipos de estadísticas. Un filtro te permitirá buscar de manera fácil y rápida en tu hoja de cálculo de manera poder trabajar sobre ella sin problemas.

Si una gran empresa tiene una hoja de cálculo para encontrar las ventas de algún empleado en específico, se pueden aplicar filtros con su nombre y así evitar buscar manualmente por toda la hoja. Con lo cual se perdería bastante tiempo.

Entonces, cuando aplicas un filtro de Excel, solo las celdas que cumplen con tu criterio de búsquedas se mostrarán las que necesitas. Mientras que las otras celdas se ocultarán temporalmente para que puedas trabajar en las celdas necesarias.

¿Cómo se un crear filtro en Excel?

Crear un filtro no es nada del otro mundo, para ello abrimos la hoja de trabajo sobre la cual queremos aplicar el filtro. Tomemos fácilmente el ejemplo de las ventas de algún empleado de una empresa, llamémoslo José Pérez, de quien necesitamos sus números de venta.

  • Lo que haremos será ir a la hoja de cálculo, y puedes crear un filtro con el comando del mismo nombre FILTRO, que está localizado en la pestaña de datos, dentro del grupo “Ordenar y Filtrar”.
  • Seguido, de pulsar filtro, en los extremos derecho de cada columna aparecerán una flechita que nos indica que la columna está lista para ser usada con filtros.
  • Entonces si buscamos a José Pérez, Excel te mostrará los resultados que coincidan con este criterio.

Importante: Tu información debe estar organizada de manera que los títulos queden en las columnas, los filtros no se pueden aplicar sobre las filas. Es bastante recomendado que seas organizado al crear tus hijas que necesiten la aplicación de filtros.

El uso de los filtros de Excel

Para filtrar la información debemos seleccionar la columna en la que se encuentra el dato que necesitamos, y hacemos clic en la flecha de filtro. Así es como se mostrarán las opciones de filtrado que tenemos.

Se desplegará una lista que nos mostrará valores únicos con una cajita habilitada a la izquierda de cada uno para seleccionarlos. Esto te permitirá elegir de manera individual el valor que necesitamos. Por ejemplo, si seguimos con José Pérez podemos usar la opción de seleccionarlo todo, si no, ir marcando los valores de la lista.

Cuando elijas el valor que estás buscando, el filtro hará su trabajo y te ocultará las celdas que no cumplan con ese valor, y las que sí te las mostrará. Por lo que solo quedarían las filas de José Pérez.

Al momento en que tengas que elegir un filtro, la columna dejará de mostrar la flechita para indicarnos que hay un filtro activo, y los números de filas de las hojas de Excel cambiarán de color. Esto con el fin de que sepamos en todo momento que en nuestra hoja de cálculo hay filas ocultas.

No te preocupes por tu trabajo, si no has modificado nada de los archivos ocultos por el filtro, cuando termines de filtrar la información que necesitas, solo habrá que deshabilitar dicho filtro.

Deshabilitar filtros

Como ya habrás notado, con aplicar un filtro este tutorial no estaría completo, debido a que nuestro Excel debe mostrar la información completa; para ello, te mostramos cómo quitar el filtro en Excel:

Para quitar el filtro aplicado anteriormente en Excel, debemos hacer clic en el comando FILTRO y seleccionar la opción “Borrar filtro de Columna”. En este caso, solo hemos aplicado un solo filtro básico y con esta opción de borrado será suficiente.

Filtros avanzados en Excel

Ahora que ya sabes usar un filtro básico, debes saber que puedes hacer uso de filtros más avanzados para que tu trabajo sea mucho más eficiente. Dentro de Excel es posible un filtrado de datos totalmente personalizado, con los criterios que quieras para la información. Esto se le conoce como un   , veamos cómo se hace.

  • Por ejemplo: tenemos 9 empleados con sus nombres y apellidos, separados por departamentos, 3 trabajan en finanzas, 2 en recursos humanos, 2 en mercadotecnia, 1 en dirección general y otro en informática.

Realizaremos un filtrado a los registros del departamento de finanzas. Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Antes de realizar un filtrado, debemos seleccionar las celdas o la tabla de datos, seguidamente ir a la ficha de datos, luego pulsar el botón Avanzadas. Este se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Luego se abrirá el cuadro de diálogo del Filtro avanzado.

El rango de criterios seleccionado contiene las condiciones del filtro avanzado que seleccionamos, sin embargo, de no ser así, puedes corregirlo.  Tan solo pulsamos aceptar y aplicamos el filtro. Pareciera que hemos borrado a los demás empleados, pero simplemente hemos realizado el filtro.

Ahora, puedes especificar condiciones para una segunda columna, supongamos que ahora queremos filtrar a los trabajadores de finanzas por apellido el Ruiz. El rango de la lista sería el mismo, pero los criterios abarcarán también por el apellido que seleccionemos. Al aceptar aplicaremos y tendremos un filtrado más preciso.

Conclusión

Aprender a usar esta herramienta de filtrado es esencial, ya que sale factible especificar una condición por cada fila del rango de criterios. De manera que se pueden crear filtros avanzados y personalizaos como lo requiramos en Excel.

Esto ha sido todo por ahora, esperamos que te haya servido de utilidad este artículo, y sobre todo hayas aprendido a cómo crear un filtro en Excel. Lo cual puede ser bastante simple si lo pones en práctica.

Como todos los programas, debemos practicar y acostumbrarnos a hacer estas operaciones que mejorarán exponencialmente nuestra efectividad a la hora de hacer cálculos y estadísticas. Recuerda que en nuestra web tenemos más tutoriales de programas como Excel, Word, juegos y webs como Amazon.

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