Mejores métodos para mandar fax de una PC

La tarea de Como mandar un fax desde una PC, quizás resulte para una gran mayoría, una tarea que está en desuso, ya que desde hace varios años, el envío de correo electrónico ha sustituido al fax,  dado que ese dispositivo, ya no se usa con frecuencia, debido a que por ejemplo la vía email ha sustituido esa tarea. Pero todavía está vigente en algunos sitios. Si se desea conocer más sobre este tema es necesario continuar leyendo este post.

Mandar fax desde una PC

Como se ha establecido el uso del fax, ha perdido vigencia parcialmente, pero resulta vital hablar un poco de ese mecanismo ya que, presta cierta utilidad y quizás en algunos países todavía tenga vigencia notable.  Como se sabe el fax requiere de una conexión directa con un número telefónico, es  por ello que la tecnología ha venido quitándole espacio al uso del fax y además es bueno aclarar que, no resulta tan sencillo utilizar este tipo de herramienta, en beneficio de la transmisión de las informaciones.

Mandar un fax desde una PC, tal como ya se ha señalado  es una forma electrónica de transferir información. Durante muchos años su uso imperó en prácticamente todo el mundo y se produjo además una adquisición masiva de equipos de  fax, para el uso de oficinas  y también a nivel familiar, fue posible durante mucho tiempo enviar documentos vitales, títulos de propiedad, presupuestos, decretos u ordenanzas legales para diferentes aspectos y muchos otros documentos.

Resulta interesante tener el dominio de varios programas, que facilitan esta tarea y como una guía útil para los usuarios,  se presentan a continuación un grupo de varios programas que cumplen con ese objetivo y que por supuesto tienen detalles particulares, con la intención de que los clientes seleccionen el que más se corresponda con las necesidades individuales, los programas son los siguientes:

RingCentralFax

Entre los software disponibles para cumplir con el objetivo planteado, existe uno identificado como RingCentralFax, considerado por muchos usuarios como uno de los mejores programas para este tipo de tarea, consta de varias funciones importantes y con ellos es factible el envío de documentos en diversos tipos de formatos de archivos y con la capacidad de poderse enviar a cualquier parte del mundo.

Con este software se acompañan también avisos de alertas de faxes, que han entrado al sistema o también correo electrónico de usuario, consta además de una central de llamadas con una capacidad de 750 páginas de faxes, por un precio módico y de esta manera se puede hacer un envío de cualquier cantidad deseada de faxes, bien sea de entrada o de salida, a nivel financiero se efectúa un cobro por una tarifa de configuración con bondades y beneficios particulares importantes.

Otros programas de la competencia, cumplen con esta misma tarea, pero con costos más elevados.  El programa cuenta con una plataforma relativamente sencilla y la interfaz de usuario, también aporta una excelente ayuda, por otro lado existe el servicio de portar los números de fax de varios usuarios al mismo tiempo, incluyendo labores Nacionales e Internacionales, los fax que se envían a través de esta alternativa se pueden programar para enviarlos no necesariamente de inmediato, sino en un tiempo posterior seleccionado por el usuario.

De esta manera, se produce un beneficio económico, donde se pueden tramitar por ejemplo, unas 200 páginas mensuales y se incluye por otro lado, el acceso a la transmisión de fax, a todos los contactos de Microsoft Outlook.

El servicio que se presta con este software es de primera clase y a través del correo electrónico, se puede hacer el contacto correspondiente, también existe la posibilidad de un chat en vivo y además un número telefónico para consultas con técnicos especializados en el servicio.  Está a disposición del usuario un servicio de preguntas frecuentes donde se aportan tutoriales en video y además de establecer foros online.

Otro programa para mandar fax desde una PC, es conocido con el nombre de Venta Fax, la labor se combina con el uso de un módem fax, o en su defecto con el auxilio de un proveedor de servicio de telefonía, a través de internet.

Existen para acceso público ediciones domésticas, también de red igual que del tipo multilínea y finalmente con actividades mercantiles y de negocio. Vale la pena destacar que el servicio con la red multilínea puede soportar en forma simultánea más de 25 computadoras, pero para el caso de la opción en red, se efectúa la instalación al computador y se presta el servicio, a todo el resto de los computadores que se encuentran interconectados.

En el caso de servicios para empresas, existe un beneficio de características con la capacidad de controlar el tiempo de grabación, se puede efectuar un número ilimitado de grabaciones de voz y envío en cantidad de fax, por otro lado la versión empresarial, tiene la capacidad de convertir los faxes que se utilizan a formato PDF, de manera tal que se efectúa un reenvío en forma automática  al correo electrónico.

El software consta en todas sus versiones funciones básicas, también con la capacidad de enviar faxes desde el ambiente  Windows, así mismo es posible programar faxes y priorizarlos formando una especie de «cola» de envío y además asignarle si se desea portadas personalizadas.

Hay una limitación que tiene este software sobre el envío de fax, a través de internet, tampoco es posible el uso de aplicaciones compatibles, con Smartphone.

Pros

Entre las situaciones positivas de este programa, se encuentra el hecho de que se proporcionan herramientas de gestión, para el manejo y programación de faxes para diversas utilidades.

Contras:

• Entre los aspectos controversiales del programa, está por ejemplo el hecho de que no existe una versión de fax basada en la página web, tampoco existe el uso de plataforma de fax, a través del uso de teléfonos móviles.
• Venta Fax es el software indicado para aquellas personas, que ya no desean utilizar las máquinas fax y en sustitución, prefieren elementos más simples que funcionen en forma adecuada en sus actividades cotidianas y además que exista una compatibilidad con su número telefónico asignado, también el programa otorga acceso a los usuarios, para que puedan recibir y enviar cualquier cantidad de faxes que deseen.
• Pero se debe tomar en cuenta que no hay disponibilidad de aplicaciones móviles y de versiones basadas en la web. Aspecto que representa un elemento perjudicial para muchos usuarios.

Myfax

Otro programa para mandar fax desde una PC, es el denominado Myfax, donde se produce la tarea de envío a nivel local e Internacional, además posee una gran capacidad de almacenamiento, a través de la incorporación de Microsoft Outlook y también capacidad de firma electrónica.

Este programa ofrece a diferencia de otros un número específico de páginas de fax, tanto en la operación de envío como  de recibido, posee una suscripción mensual, con pagos establecidos de por ejemplo para 100 fax o 200 recibidos, como puede observarse todo esto representa un aspecto de limitación de servicio y en caso de que el cliente desee un servicio con mayor cantidad de elementos debe consignar una penalización por cada página adicional.

El programa Myfax, es compatible con las plataformas de usuario, de manera que resulta posible enviar fax  a partir del correo electrónico y también de su sitio web, se incluye además un servicio de almacenaje y también el envío de fax a las máquinas tradicionales, enviando también alertas de confirmación de la entrega de fax y existe una posibilidad de hasta 5 correos electrónicos para enviar fax sin pago alguno.

Todos los fax que entran hacia el usuario se convierten en formato PDF o tiff, para permitir el acceso fácilmente, sin importar  el tipo de formato inicial, los servicios de atención al cliente resultan eficientes y las respuestas se procesan en un tiempo no mayor a una hora.

A disposición de los usuarios existe el suministro de informaciones de preguntas frecuentas, todo esto para facilitar la tarea del uso del fax.

Pros

• El servicio de atención al cliente, resulta muy eficiente y los usuarios así lo manifiestan con frecuencia.
• La plataforma de programas se comunica con otras  con bastante compatibilidad.
• La interfaz del programa resulta muy amigable con la relación que se mantiene con los usuarios.
• Existe una capacidad ilimitada de almacenamiento de información

Contras

• Los fax que se pueden enviar o recibir tienen un número limitado en su servicio.
• Muchos usuarios apoyan el programa Myfax y lo recomiendan con frecuencia, tanto para novatos, como personal calificado, sin embargo el costo mensual por páginas no es del agrado total de los participantes.

MetroFax

Existe un programa para mandar fax desde una PC, muy completo cuyo nombre es Metrofax, que tiene un gran número de funciones disponibles y además con la capacidad de poder enviar faxes a través de internet a PC  y también a dispositivos móviles, contiene un grupo de características importantes que se requieren de cualquier tipo de software para uso de fax.

Funciona a través  de una cuota de suscripción mundial, que resulta accesible y da la oportunidad al cliente de manejar 500 páginas de fax y que los usuarios pueden distribuir en tres faxes enviados y recibidos, pero la tarifa por exceso tiene un costo adicional, sin embargo, en este caso se mantienen precios muy competitivos.

Existe una orientación básica para los principiantes, con tareas sencillas muy fáciles de aprender, a través de su tecnología se envía un fax de confirmación a los usuarios  mediante  el correo electrónico, para el momento de la entrega definitiva de los faxes.  Existe una alternativa adicional que es la llamada firma electrónica, donde se pueden avalar documentos y hacer envíos a diversos destinatarios con esta operación.

La combinación que se hace con Microsoft Outlook, otorga la capacidad de enviar correos directamente desde la cuenta de los correos electrónicos de dichos usuarios, se considera un cobro adicional cuando se trate de un fax Internacional, pero su acceso es gratuito.

Está disponible además el almacenamiento sin límites de faxes y todos ellos se convierten en formato PDF o tiff. Resulta inconveniente la capacidad de programar los faxes para una fecha posterior, sin embargo se considera una falla leve dado la gran capacidad de funciones que se ofrecen con este software.

Por otro lado, según la opinión de los usuarios el servicio de atención al cliente funciona de una manera adecuada, además están disponibles muchos tutoriales y también demostraciones que indican la manera correcta de utilizar el programa, por otro lado se da la posibilidad de que el usuario haga contacto, con algún técnico calificado por correo electrónico o vía telefónica, están programadas respuestas casi inmediatas y además está disponible una opción de chat en vivo que también se puede utilizar.

Pros

• Este programa tiene una interfaz muy fácil de utilizar y presenta excelentes resultados.
• Por otro lado, tal como se ha indicado, la atención de servicio al cliente es de alta calidad.
• En el aspecto financiero se ofrecen precios de fácil acceso para los clientes.

Contras

• Entre otros aspectos negativos, está la circunstancia que ya se indicó donde no es posible programar varios faxes para una entrega en un tiempo posterior.
• Este programa según la opinión del público en general, tiene establecido unos precios adecuados y el software de fax resulta muy útil, además los cargos por servicio son muy pocos, lo que da confianza y seguridad en MetroFax, con el uso adecuado para muchas empresas.

e Fax

Para el momento de aparición de este programa para mandar fax desde una PC, se convirtió en uno de los software más versátiles y con mayor facilidad de uso, otorga una serie de planes plus y pro, donde cada uno de ellos maneja un número distinto de faxes, en envíos y recibimientos, sin embargo existe un pequeño recargo cuando se requiere la configuración de algún tipo de plan único.

Con e Fax, está la facilidad de enviar fax utilizando dispositivos móviles o también desde un portal en línea, se puede enviar y recibir diversos faxes que se anexan como archivos del correo electrónico.  La vía correcta solicita una fotografía del documento, para enviarlo como fax tal y como si fuese un documento archivo de imagen.

La plataforma móvil es gratis para cualquier titular de la cuenta afiliada y la interfaz es de mucha ayuda y muy fácil de utilizar.

Con este programa también es posible compartir muchos ficheros con varios destinatarios y además la capacidad de almacenamiento, resulta ser ilimitada, así mismo,  también el servicio de atención al cliente es muy eficiente, todo ello incluyendo  el uso del correo electrónico y el soporte vía teléfono.

Existe además un centro de ayuda que otorga el software donde se pueden consultar la información de las preguntas frecuentes con sus respectivas respuestas, que son herramientas de ayuda en muchas oportunidades. Como complemento a todo esto, existe el chat en vivo que resulta muy utilizado por los usuarios.

Pros

• Las características que se han mencionado, resultan como  excelentes ayudas para cualquier usuario que use este programa.
• También como se ha indicado la capacidad ilimitada de almacenamiento es un excelente recurso.

Contras

• Entre las condiciones controversiales la queja de los usuarios sostiene que el precio del servicio resulta elevado.
• Los fax que están disponibles por el programa son de capacidad limitada y mucho menor que los que ofrecen otros programas similares.
• Se trata de un programa muy competente y las opciones que ofrece de la plataforma cruzada, así como su interfaz son muy eficientes, el costo tal como se ha dicho resulta más elevado que el de otro programa de la competencia.

Sfax

Muchos usuarios consideran que el fax es un elemento de seguridad más confiable que la gran mayoría de otros dispositivos, para ese tipo de usuario está diseñado este programa Sfax, su costo es elevado en comparación con programas similares, pero otorga ciertas ventajas de funcionalidad, que se consideran exclusivas para este programa, por ejemplo existe la posibilidad de crear portadas personalizadas.

Este programa Sfax es compatible con HIPPA, a través de instrucciones precisas que aseguran el resguardo del fax, además es posible de una manera sencilla, transferir el número de fax, a la plataforma sin pagos adicionales, no hace falta adjuntar al correo la información, el envío se hace en forma directa y con mucha seguridad, por otro lado existe la firma digital y la compartición múltiple de varios faxes.

El programa tiene una excelente interfaz donde es posible efectuar el seguimiento preciso, a través de dispositivos móviles, existe una tarifa básica estándar con un número determinado de páginas disponibles, además el cargo por exceso de página tiene una penalización, por otro lado es capaz de manejar diferentes formatos de documentos y los puede tener almacenados en un sitio seguro, por un tiempo de un año.

El servicio de atención al cliente es muy eficiente y las consultas pueden ser por correo electrónico o vía teléfono, también se aporta información sobre el software y está también el apartado de preguntas frecuentes, que los usuarios con regularidad visitan para aclarar muchas dudas.

Pros

• La utilización del fax con este programa tiene un alto nivel de seguridad.
• La interfaz que posee esta herramienta es muy útil y además su uso resulta sumamente sencillo.
• Existe una gran compatibilidad entre la plataforma del software y cualquier otra.

Contras

• Según la opinión de los usuarios el servicio resulta muy costoso.
• Sfax, está considerado como el programa de este tipo que tiene mayor nivel de seguridad, quizás algunos elementos no están presentes como en otros programas, sin embargo la compatibilidad que existe con HIPPA es excelente, para los procesos de transferencia de información confidencial.

Fax

Esta alternativa representa un software muy versátil para recibir y enviar faxes, requiere una cuota de suscripción mensual y además un pago de apertura del servicio, tiene a disposición del público 300 páginas de fax mensuales, pero con una gran flexibilidad para incluir las cantidades de faxes que entran o salen.  Se considera también un costo por exceso, que según la opinión de los usuarios es el de mayor costo en comparación con otros programas similares.

El envío de fax por correo electrónico es totalmente factible, así mismo a través del portal en línea. La interfaz que se utiliza en este caso es muy intuitiva y bastante sencilla de usar, además cuenta con aplicaciones específicas, para los móviles  y se pueden enviar faxes a través del navegador de dichos móviles, dispone también de firma digital y una compatibilidad excelente con Microsoft Outlook.

Como parte controversial, esta herramienta no es capaz de lograr programar, los faxes y cuando se trata del envío a un usuario, este proceso es de manera única y no grupal, por otro lado tiene la capacidad de almacenaje de faxes en la Base de Datos, durante un tiempo de 39 días, que en realidad resulta un tiempo mucho menor que  la oferta de cualquier otro programa de la competencia.

Existe un buen servicio de soporte al cliente, donde se pueden manejar alternativas de correo electrónico y llamadas telefónicas, los empleados de la empresa responden con prontitud, además existe el aporte de buenos tutoriales explicativos y la acostumbrada sección de preguntas y respuestas, que este tipo de programa maneja, finalmente se puede indicar que se pueden efectuar búsquedas de manera muy sencilla.Un detalle específico es que no está disponible el chat en vivo.

Pros

• Este programa es muy fácil de utilizar y el manejo de la interfaz se maneja de una manera simple.
• El servicio que se le presta al cliente es eficiente y rápido.

Contras

• La parte controversial está centrada en los altos costos que se efectúan por sobrepago.
• A pesar de que el manejo del programa y su interfaz no presentan mayor dificultad, no existe amplias características del software para colocarlo en un rango de mayor nivel, sin embargo los usuarios siguen utilizándolo con regularidad.

Hellofax

Otro programa para mandar fax desde una PC, es el que se conoce con el nombre de Hellofax, tiene grandes características generales que regularmente suministran este tipo de herramientas, con un plan profesional que abarca un uso de 500 páginas de fax para recibir o enviar y la cuota por este concepto, según los usuarios es de un costo elevado, sin embargo la alta calidad que se ofrece de alguna manera justifica el costoso pago requerido.

La instalación es totalmente gratis y Hellofax, se puede utilizar  con la interfaz de usuario simplificada, además permite la firma electrónica de documentos por lo que esto representa un ahorro importante de tiempo.

Es posible manejar varios fax para los destinatarios, además los usuarios se pueden registrar para obtener un cupo gratuito que tiene una sintonía adecuada con Microsoft Outlook.

También se ofrece a los usuarios un derecho de almacenamiento ilimitado, tanto mensajes de fax como grabaciones de voz y los fax se pueden manejar con dispositivos móviles usando el navegador del teléfono, porque no hay una aplicación específica dedicada a s este tipo de dispositivos.

A través del software se puede programar, el envío de faxes para una fecha posterior, aspecto que no todos los usuarios aprueban, por otro lado la versión relacionada con la web, tiene la capacidad de enviar soporte en vivo, esto puede distorsionar un poco el servicio cuando existe una comunicación de atención al cliente, sin embargo el correo electrónico para estos casos sirve de soporte.

Pros

• Entre los aspectos positivos se destaca la calidad de la interfaz del programa y su fácil manejo.
• Una característica muy interesante, es que el almacenaje de faxes, es ilimitado, así mismo sucede con las grabaciones en la base de datos hello.

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Contras

• De los elementos no convenientes, los clientes se quejan del alto costo del servicio.
• También existe incomodidad porque no hay opciones suficientes de atención al cliente, como por ejemplo de llamadas telefónicas y chat en vivo.

Muchos recomiendan a este programa, por la facilidad, tal como se ha establecido del uso de la interfaz, pero lo controversial sigue siendo como se ha estipulado el alto costo del servicio, incluyendo en este aspecto el proceso de atención al cliente, además existen varios aspectos que no se cubren en el contrato de servicio.

¿Cómo usar la línea telefónica con Windows PC para enviar un fax?

Para muchos usuarios resulta interesante tener el dominio de usar, su línea telefónica en el ambiente Windows PC, para enviar un fax, a pesar de que actualmente no es tan común esta operación, sin embargo resulta interesante tener el dominio de esta actividad que en cualquier momento puede ser utilizada.

Existe un procedimiento que se puede seguir detalladamente, mediante el cual se puede lograr el objetivo que aquí se ha planteado, los pasos correspondientes para esta actividad son los que se mencionan a continuación:

• En primer lugar el usuario debe posicionarse en «Inicio», así mismo tendrá acceso a todos los programas, así como fax también escáner y a continuación, se debe pulsar la tecla Enter, que dará acceso   a los ambientes de Windows y poder comenzar la actividad.
• El usuario debe estar consciente, en que es necesario verificar  que la línea telefónica esté  conectada con la PC de la manera correcta, para que el proceso se desarrolle en forma adecuada.
• Luego es necesario que se haga un clic en «nuevo fax», todo ello ubicado en la barra de herramientas que debe estar desplegada.
• A continuación se deben hacer los pasos que indica el asistente electrónico, para lograr conectarse a la línea telefónica adecuadamente.
• El paso siguiente consiste en rellenar todos los espacios vacíos del formulario correspondiente de fax,  donde evidentemente debe reportarse  entre otros detalles el número telefónico del destinatario, a través de un mensaje y por supuesto también debe adjuntarse los documentos correspondientes.
• Ahora debe hacerse un clic en el apartado de «enviar» para completar la operación.
• El usuario tiene que estar atento cuando se llega a este punto, cuidando que la línea tiene que estar libre cuando se van a enviar los faxes, ya que no de ser así el proceso se interrumpe y es necesario comenzar de nuevo la tarea.
• Como alternativa importante, se puede conseguir una línea de teléfono fijo de fax que para este caso, resulta muy útil para aquellos usuarios que con regularidad reciben varios faxes de manera continua.

Uso del software de fax en línea

Otra situación que se presenta con frecuencia es que a través del software se puede  dar el inicio a la conexión del fax en línea, para ello existe por ejemplo una alternativa muy utilizada que consiste en enviar documentos por fax utilizando los servicios de fax en línea, de manera tal que se ahorrarán los usuarios la preocupación  y angustia de tener que conectarse a través del teléfono ya que esta acción en muchas oportunidades resulta un poco complicada.

Es muy importante en estos casos proceder a rellenar el formulario de fax, junto con el dato del número del destinatario y luego de eso los proveedores de servicio en línea efectúan el envío al fax correspondiente a ese número.

De esta manera en forma práctica se está logrando el uso de la PC, tal y como si fuese una máquina común de fax, todo ello basado en el uso del software que pertenece al fax, como puede notarse dicho software resulta muy útil para cualquier empresa y también para personas que regularmente tienen la tarea de enviar muchos faxes, ya que dicho software permite esta variante a la PC y ejecuta el proceso de envío y de recibimiento de dichos  faxes.

Mandar fax desde una PC gratis

Como se ha podido observar toda la información previa presenta la característica del envío de faxes, pero en todos los casos se requiere un determinado pago, sin embargo resulta interesante saber  como  Mandar fax desde una PC gratis, es por ello que a continuación se hace una exposición que resume esta tarea.

Una opción interesante, que se puede utilizar es el uso de un servicio gratuito denominado Faxzero,  donde el envío se puede efectuar desde el sitio web preferido, se debe tomar en cuenta que realmente es una operación completamente gratis, sin embargo posee muchos anuncios publicitarios, que quizás interrumpan un poco toda la operación, pero la factibilidad de efectuar la tarea es totalmente posible.

También se debe tener presente que este servicio permite reunir en un grupo muchos documentos en diferentes tipos de formatos.

El proceso para lograr la tarea que se propone, se cumple efectuando los pasos que se indican a continuación:

• En primer lugar se debe acceder a la cuenta de correo electrónico que se indica: Gmail. Outlook, etc.
• El paso siguiente consiste en tener a la mano los documentos que se desean enviar para que se puedan adjuntar al correo electrónico, como se efectúa esta tarea habitualmente. De esta manera se puede enviar la información como si se tratase de un email corriente.
• Como tercer paso y teniendo  a la mano los datos precisos del correo electrónico destino, se hace el envío de «fax» de la manera habitual en vía online en forma gratuita y sin mayores problemas.

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