En las labores cotidianas de informática, en España existen trabajadores que trabajan por su cuenta, por lo que en algún momento dado, les interesa conocer algún programa de facturación para autónomos y de acuerdo con la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria de España) , este recurso proporciona gran ayuda y un desarrollo profesional excelente. Para un mayor conocimiento de este tema, se recomienda continuar con la lectura de este artículo.
Programa de facturación para autónomos
Este tipo de trabajador requiere elaborar las facturas, que envía sus clientes para que se haga efectivo el pago de los servicios, por eso le sirve de mucha ayuda cualquier Programa de facturación para autónomos gratis. Para que sirva como un elemento de guía, se exponen a continuación varios programas de este tipo, con sus características particulares con el fin de que cada persona interesada seleccione la alternativa que más se adapte a los propios intereses, los programas son los siguientes:
Quipu
Para la emisión de las facturas, que se requiere enviar al cliente, el programa Quipu representa una excelente alternativa, ya que se puede efectuar, una especie de gestoría vía online, donde surgen las facturas que inclusive tienen una correlación adecuada muy importante para el momento la declaración de impuestos.
Es decir que, a través de cualquier programa de facturación para autónomos, se cubre con mucha facilidad la necesidad que se ha destacado, el programa en cuestión cuenta con una excelente Base de Datos, donde están archivados un gran número de clientes y proveedores, de donde se selecciona cualquier tipo de información que resulte útil.
El registro que se puede hacer en cada caso, se inicia tomando una fotografía o elaborando un ticket, o también una factura en PDF, que entre otros aspectos se puede hacer además, una correcta conexión con la Institución Bancaria correspondiente.
A través de los resúmenes financieros que el programa aporta, junto con los estados de la empresa en tiempo real, se tiene en todo momento, el alcance de la información de ingresos y egresos correspondientes.
Se aplica una tarifa denominada Solution, que representa el nivel básico y ronda un valor aproximado de 20 euros mensuales, lo importante es que abarca en su contenido las necesidades correspondientes del trabajador autónomo.
Si esta empresa de servicio con el tiempo crece, el autónomo se verá en la necesidad de contratar personal de apoyo y para ello existe un plan Business, que tiene un costo estimado de 40 euros y cuenta con una excelente información de avance y una gestión de proyectos.
FacturaDirecta
Esta herramienta denominada FacturaDirecta representa un programa de facturación para autónomos que abarca muchas áreas tales como: Impuestos y Contabilidad, se trata de una herramienta vía online y que está completamente adaptada a aplicaciones para Android así como para iOS.
Es por ello además, que funciona también como un Programa de facturación y contabilidad para autónomos, que es muy utilizado en este y otro tipo de programas similares. Otra característica del programa, es que resume una gran cantidad de procedimientos y tarjeta de impuestos, ya que se pueden generar modelos de manera automática y con la ventaja de que se pueden tramitar a la página web de la AEAT.
Así mismo, tiene sintonía con las Instituciones Bancarias, donde se pueden obtener informaciones de consultas, Conciliaciones Bancarias y además cobros por remesas.
Por otro lado, existe una excelente ventaja con esta herramienta, dado que le ofrecen al cliente un período de prueba hasta por 30 días sin ningún tipo de compromiso y no hay ninguna sanción sin algún cliente rechaza la oferta. Los costos correspondientes se presentan en tres alternativas, primero el plan básico, con un pago mensual de 10 euros, para una población de 100 cliente sy 25 productos.
Luego existe la alternativa de un plan avanzado que tiene un costo de 20 euros, sin limitaciones y finalmente existe el plan total con un costo de 40 euros mensuales, donde se incluye la contabilidad vía online.
Sage 50cloud
Existe otro programa de facturación para autónomos denominado Sage 50 cloud, que abarca todas las gestiones que efectúa el negocio al que se le presta el servicio, considerando cualquier tipo de actividad, bien sea comercial, de servicio o cualquier otra índole, donde se harán los ajustes adecuados para la producción correspondiente.
Se trata en realidad de una excelente herramienta muy completa y para la gestión de las facturas resulta muy eficiente, entre otros aspectos se controlan los detalles de la Base de Datos de clientes, que se requieren para la automatización de los documentos, de una misma manera se emiten las facturas personalizadas, tanto de compra como de ventas, que se tramitan vía correo electrónico, que deben tener por supuesto el formato legal vigente en el país.
La ventaja que tiene el software que maneja este programa, es que los asientos a partir de los extractos bancarios, se automatizan de manera inmediata vinculando las actividades, de lo que está registrado en el inventario y el stock de repuestos o materiales, siempre está al alcance.
Por otro lado, también se controlan de manera muy fácil los ingresos y los gastos, estableciendo en tiempo real cual es la situación, en que se encuentra el negocio que es atendido. Los honorarios profesionales se presentan en tres opciones, donde el más económico de todos es el básico que cuesta aproximadamente 399, 2 euros anuales.
Macroges
Otro programa de facturación para autónomos, es el conocido como Macroges, donde se vinculan el CRM (Gestión de relación con el cliente) y TPV (Dispositivo para gestionar los procesos de ventas), todo ello en una sola plataforma, de esta manera se percibe un excelente ahorro de tiempo y dinero, que va en beneficio directo con la productividad, ahorrando el trámite de papeleo y tareas muchas veces repetitivas, que entorpecen de alguna manera otras labores.
Existen documentos que integran el proceso de ventas y el manejo de todo esto Macroges lo logra de una manera excelente, ya que por ejemplo, se hace la elaboración de presupuestos, proformas, facturas, pedidos, albaranes y otros aspectos más. La plantilla que sirve de apoyo a la gestión se puede personalizar fácilmente y además de esa manera se hace el envío directo de la plataforma a los contactos o clientes relacionados.
También, en forma automática se organizan las facturas pendientes, tanto de cobro como de pago y el cliente cuenta con la ventaja de acceder a sus propias facturas y cancelarlas en la misma plataforma, por otro lado el cliente, puede conectarse con el encargado de la contabilidad en forma directa y se relaciona también con los depósitos de mercancía.
Hay dos alternativas para usar estos programas, la primera es una versión completamente gratis y la segunda, tiene un costo estimado de 5, 95 euros mensuales.
Factura2
Existe también otro programa de facturación para autónomos, denominado factura 2 que se caracteriza por ser una herramienta muy fácil de utilizar, por otro lado se aloja en la nube y además el acceso se puede efectuar desde cualquier lugar y a través de por ejemplo una computadora, un teléfono o tablet o cualquier otro medio.
Este programa otorga facturas profesionales personalizables y además también en forma periódica, por otro lado tiene un módulo de contacto donde las operaciones a realizar se hacen de una manera muy sencilla, incluye además la capacidad de organizar los gastos propios, organizados por categorías, con la intención de dar la facilidad de la información que se requiera en cualquier momento y con los detalles financieros correspondientes.
También tiene la facilidad de agrupar los ingresos y gastos por cada proyecto atendido, con la ventaja de poder evaluar en forma constante el resultado que arroja cada uno de ellos y de esa manera se pueden hacer los ajustes que se requieran.
Factura 2 pone a la disposición, una alternativa básica gratuita, además otra alternativa que abarca un límite de 1000 euros de facturaciones mensuales y por otro lado, está disponible el plan premium con un costo de 6.99 euros al mes.
Debitoor
Existe otro programa interesante para la tarea que aquí se detalla, denominado Debitoor dirigido específicamente, a trabajadores autónomos y empresas pequeñas, sin embargo es muy completo, su uso no tiene mayor complicación y la interfaz integrada es muy intuitiva.
La información financiera que ofrece se expone de una manera muy clara y también muy ordenada, que fácilmente se puede visualizar, por otro lado el programa indica que si el cliente atendido por el autónomo, está enterado de lo que aparece en la facturación y además se detalla facturas que no han sido pagadas o que están vencidas.
La producción de información de albaranes, presupuestos, registros, lista de clientes y también proveedores, se crean de una manera muy sencilla, en cuanto a las tarifas que el programa ofrece se puede indicar que son las más competitivas del mercado, por ejemplo existe para los nuevos empresarios, un plan conocido XS con un costo de 4 euros mensuales, pero con una limitación de 100 facturas anuales, que resulta muy adaptable a diversas condiciones.
Existen otros planes de mayor nivel, donde los documentos son completamente personalizables y se adaptan muy fácil y además incluyen los informes correspondientes que deben generarse para el IVA, así como para balances y resultados.
Express Invoice
Una de las ventajas que ofrece este programa de facturación para autónomos, denominado Express Invoice, es que se integran los procesos de presupuestos, pedidos y facturas, ya que con introducir los datos de entrada en una oportunidad, la información se diversifica hacia todos los documentos vinculados en la operación comercial correspondiente.
El programa tiene la facultad de crear facturas personalizables se pueden imprimir fácilmente, para que puedan enviarse a los clientes por correo electrónico, por vía fax, o cualquier otra alternativa.
También existe la capacidad con este programa de gestionar los impuestos, además se pueden integrar con el inventario correspondiente y por supuesto, elaborar los informes contables relacionados. Se pueden admitir múltiples tasas que varían de acuerdo al país donde se hace la relación.
Express Invoice se caracteriza por ser un programa de facturación muy básico, sin embargo es muy útil en relaciones internacionales, pero con unos niveles de funcionamiento medianos. Financieramente ofrece una versión gratis para usuarios particulares, o empresas con menos de 5 usuarios. El costo de la versión básica está por un orden económico accesible y se adapta al país correspondiente.
Blueindic
Siguiendo con la exposición de programas de facturación para autónomos, le toca ahora a uno denominado Blueindic, que es una herramienta muy profesional y además la gestión que se hace con él, se efectúa de forma resumida. Por otro lado el funcionamiento es muy sencillo y además tiene un alto grado de intuición estableciendo poco a poco los pasos para lograr el objetivo deseado, la factura de ventas se crearán de una manera muy sencilla, así mismo sucede con el proceso de envío, incluyendo la fecha de vencimiento de los cobros correspondientes.
Los informes de tesorería, se expresan en forma adecuada, visualizando los gastos principales y se podrá analizar cada situación en tiempo real. En atención a la tramitación de los impuestos, se genera de forma inmediata para que se presente en las oficinas correspondientes donde se expresa con detalle la actividad laboral.
Otra ventaja que tiene esta herramienta, es que se puede conectar con cualquier tipo de dispositivo a internet y además, es posible efectuar todas esas operaciones utilizando un teléfono móvil.
A disposición de los usuarios, se ofrece una versión gratis básica, con una limitación de 5 facturas mensuales, pero existe un plan denominado «Inicia» en la que hay que hacer un pago de 4.75 euros, con la posibilidad de manejar hasta 30 facturas pero, en otro orden de ideas, si se requieren documentos de mayor alcance y características, el cliente puede acoplarse a un plan que requiere un pago de 7.95 euros cada mes.
a3 factura
Ahora se expone lo referente a otro programa para facturación de autónomos, denominado a3 factura, se trata de un instrumento muy confiable y seguro, en relación a los datos ya que se garantiza una gestión muy cuidadosa, se caracteriza porque la información está alojada en la nube, con la comodidad lógica de que se pueda acceder desde cualquier sitio y en todo momento.
Una característica interesante es que, la presentación de la información, se percibe de forma integral y con lo que llaman una sola «ojeada», se pueden determinar diversos aspectos importantes, su pantalla principal permite la visualización del estado del negocio en cualquier instante.
Las facturas que se emiten son totalmente personalizables, a las que se puede agregar un logotipo o cualquier dato específico del negocio, por otro lado la emisión de informes contables de pérdidas y ganancias, así como lo de las sumas y saldos correspondientes se emiten de una manera muy fácil y rápida.
Hay una oferta para los clientes con un período de prueba de un mes, totalmente gratis y en caso de aceptar el servicio completo, se puede utilizar cualquiera de las dos versiones disponibles que son: Go y Pro, cuyos costos son respectivamente 9,95 euros y 39 euros mensuales.
Keyandcloud
El programa Keyandcloud, es una herramienta similar a las anteriores, pero tiene una versión versátil e inteligente, que proporciona excelentes resultados, conocido en el ambiente como un multi-todo, es decir multiidioma, multidivisa, multiusuario, multidispositivo, multiempresa.
Los clientes que aceptan el servicio Keyandcloud, prácticamente se colocan en una posición en la que se genera una transformación de la factura, entre otros detalles se genera una factura electrónica, que incluye la automatización de todas las más comunes, con el gran beneficio que se ahorra una enorme cantidad de tiempo, cuando se usa el software de este programa.
Otro detalle interesante de este programa, es que se establece un excelente control de diferentes aspectos tales como: costes, gastos, ingresos, pagos, deudas, deudores, es así que la forma integral de manejar toda esa información, genera una operación contable muy fácil de automatizar así como los asientos y además evitando la obligación de reescribir en diferentes oportunidades los mismos datos que ya son comunes.
En forma paralela, se puede permitir el acceso al gestor contable, proporcionando así el alivio de que no es necesario estar enviando constantemente información y además evitando perder horas de tiempo en visitas, tanto físicas como electrónicas.
La oferta que se le hace a sus clientes consta de tres planes distintos, que son los siguientes: el plan básico que cuesta 12 euros mensuales, donde no existen compromisos de servicios y la cancelación puede ser efectuada en cualquier instante. El resto de la información sobre los otros planes, se le suministra directamente al cliente cuando así lo requiera.
Moloni
En el mercado laboral una de las últimas adquisiciones, es precisamente este programa denominado Moloni, ya que entre sus múltiples ventajas se destaca el proceso de adaptación a las leyes que se manejan en la contratación pública, también presta un servicio de plena confianza y muy confidencial, además todas las conexiones que trabajan en equipo están encriptadas y para mayor comodidad de manera sistemática se elaboran muchos backups y también está el servicio de actualización continua.
Cuenta además con el servicio de soporte por vías de teléfono, así como por correo electrónico, también por una sala de chateo y además está el servicio de acceso remoto, todo ello completamente gratis en cualquiera de los planes disponibles.
La asesoría permanente es otro elemento, que se ofrece y que representa una excelente ventaja.
Moloni tiene la capacidad de englobar en una unidad todas las funcionalidades, de este tipo de sistema, es decir lo referente a emisión de facturas, así como para otros documentos, además presenta una base de contactos muy útil incluyendo también un control de cuentas y de stocks.
A nivel financiero y práctico, existe una versión gratis por 30 días, que si el cliente desea también contar con tres planes que son pagados y el básico que es el más utilizado requiere un costo de 4 euros mensuales.
Billage
Otra herramienta que maneja la facturación para autónomos y además que tiene la capacidad de organizar de una manera sencilla, todas las actividades del negocio su nombre es Billage, donde el desarrollo de las diversas áreas administrativas y financieras, son manejadas adecuadamente entre las que se puede destacar: Facturaciones, informes de gastos y también actividades de proyectos, así como relaciones con los bancos.
La administración de la empresa bajo Billage, se coloca en una posición óptima de control, incluyendo actividades desde la elaboración inicial de los presupuestos, hasta el momento de emitir las facturas de cobro, también incluye la preparación de las conciliaciones de cobros y además el trámite de pago incluyendo la conexión con los bancos registrados por el negocio.
Es factible además la integración de plantillas de facturas y presupuestos, que gozan de la cualidad de ser personalizables, incluyendo si así se desea, imagénes particulares que identifican al negocio.
El programa cuenta además, con un recurso de presentación de gráficos representativos y explicativos, que muestran de una manera sencilla y clara los análisis de la información necesaria, que pueden ayudar y orientar en un momento dado la toma de decisiones, de esta manera se visualiza también la amenaza que puede asistir por pérdidas sorpresivas, sin tener que acudir a registro y búsqueda de documentos que habría que leer y analizar en forma comparativa.
En cuanto a las ofertas existe una de un plan gratis y limitado y además están disponibles dos planes adicionales, que son pagados y que rondan por un costo de 8 euros mensuales.
ERP Conta Cloud
Existen además unas ventajas excelentes, cuando se usa el programa denominado ERP Conta Cloud, ya que se caracteriza por prestar un servicio que cubre las ofertas de muchos programas de la competencia, pero existe la enorme ventaja que en esta oportunidad, con esta herramienta se puede llegar mucho más allá de lo que el cliente normalmente solicita, donde se incluyen por ejemplo actividades globales de la gestión del negocio manejado y para ello entre otros aspectos está disponible el gran recurso que se presta con el software ERP.
Las condiciones primordiales del software básico de ERP, que maneja el programa Conta Cloud, es que la gestión se basa en un excelente principio contable, que deja muchos beneficios y adecuados servicios y que consta de lo siguiente: «Cada empresa es única y diferente a las demás», en otras palabras se toma en cuenta mucho el ajuste aplicado a las necesidades particulares de cada cliente y se toma en cuenta con mucho profesionalismo, la carga inicial de los datos y además la formación correspondiente de los usuarios.
Este programa de facturación para autónomos, también engloba en una sola unidad un grupo de actividades cotidianas, como por ejemplo: emisión y envío de presupuestos a los clientes, también los albaranes correspondientes y por supuesto las facturas relacionadas, así mismo está incluido el proceso de entrada de asientos contables, así como control de activos y la relación y conexión pertinente con las Instituciones Bancarias relacionadas con el negocio. Prácticamente, el programa trabaja con la idea de que nada debe faltar.
La oferta para los clientes, se establece en tres planes escalonados, donde el primero de ellos es el básico, que tiene un costo de 15 euros mensuales y tanto este como los restantes ofrecen un período de prueba totalmente gratis, con la intención de que el cliente se familiarice y se entere de los pormenores de la herramienta que se le ofrece.
Autónomos y facturación
La combinación de los autónomos y su facturación, es un elemento que se ocupa de las informaciones de los libros y demás exigencias legales, donde la facturación se elabora directamente por el trabajador autónomo.
Existe una interrogante, en el medio comercial que indica lo siguiente: ¿ Por qué razón resulta vital el uso de programas de facturación para autónomos?, ya que el ambiente financiero debe responder a este requerimiento, pero como se sabe la facturación representa uno de los primeros pasos de la cadena contable en un negocio, ya que de allí se generan por ejemplo, los montos correspondientes a cancelar por concepto de impuestos, también se origina los procesos de registros de los libros, así como los balances y otros aspectos del mismo entorno.
Es por ello que, si se llegase a cometer un error en el proceso de facturación, se producen muchos efectos en otras áreas financieras , ya que entre otros aspectos se genera una automatización en las actividades laborales, pero lo más importante es el aporte del ahorro sustancial del tiempo dedicado a efectuar las tareas habituales.
Si se compara por ejemplo, este proceso con la facturación manual habría que tomar en cuenta las actividades de concentración y perfeccionamiento contable, ya que el autónomo se encarga de muchas labores, a través de su programa de facturación donde la asistencia contable que se genera es vital y su automatización como se ha dicho, es un elemento importante para el ahorro de tiempo de gestión.
Beneficios de estos programas
Las herramientas utilizadas, como programa de facturación para autónomos, constituyen un elemento primordial y aportan a sus clientes los siguientes beneficios:
- En primer lugar, la emisión de facturas es un proceso muy sencillo de hacer, donde los datos básicos se incluyen de una manera muy rápida y además se pueden almacenar los contactos de una forma muy cómoda.
- Los riesgos contables de errores con el uso de esta herramienta, se reducen notablemente.
- Generando un equilibrio entre ingresos y egresos, pero dominando en todo caso una buena rentabilidad, y tomando en cuenta el cumplimiento de los análisis fundamentales del proceso contable.
- Todo lo referente a la elaboración y presentación de impuestos a los organismos competentes, se elaboran con plena exactitud y adaptándose a las exigencias oficiales.
Los recursos y el tiempo de horas diarias de trabajo, se reducen notablemente ya que por ejemplo no hace falta colocar a un empleado que se ocupe de la facturación y de la tramitación, porque los programas previstos para esas actividades manejan todas esas operaciones.
Otro aspecto importante es el ahorro de papel y espacio, ya que no hacen falta carpetas, archivadores y papeles, ya que toda la información de ficheros, se encuentran instalada en la nube.
Detalles específicos de este tipo de programa
Cuando se ha decidido el programa para autónomos que se va a utilizar en un negocio, de manera inmediata, se visualizan los puntos débiles de la organización, por ello se necesita que se establezcan los detalles de manera específica, todo ello con el uso de las mejores funcionalidades, determinando el conocimiento global del negocio.
Los detalles más importantes de dicho programas son los siguientes:
- La mayoría de estos programas cuentan con dos elementos importantes, uno es el bajo costo y el otro representado por las grandes posibilidades de gestiones, resulta interesante en todo caso iniciar la actividad con una versión básica y a medida que se desarrollen las operaciones, se tomará alguna decisión diferente si así se requiere.
- Otro aspecto importante, es que estos programas por lo general son muy fáciles de utilizar y están siempre al alcance de la mayoría de los empleados, con solo conocimientos medios de la actividad.
- Las diversas funcionalidades que se presentan con dichos programas, se deben adaptar a lo que realmente se necesita incluyendo por supuesto la determinación del impuesto a pagar como información útil.
- Un detalle relevante, es el soporte y la atención que se le da al cliente, para que se visualicen de manera clara los procesos que se deben seguir para una administración positiva.
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