Mejor programa para hacer facturas y presupuestos - VidaBytes

Si estás buscando un programa para hacer presupuestos y facturas gratis llegaste al portal a tu medida, porque nuestro enfoque de hoy es dar algunas sugerencias de herramientas administrativas y contables que faciliten la vida de los usuarios o empresas que están agobiados con tanto papeleo y trámites manuales. Ya es tiempo de montarse en el tren digital, puesto que con un buen programa para hacer facturas y presupuestos se ahorrará tiempo y trabajo. Y si se desea un mayor desempeño y funciones, siempre están las versiones pro, cuyos precios son módicos. Pero sigue leyendo y conoce sus nombres y prestaciones.

Programa para hacer facturas y presupuestos, las mejores herramientas

Actualmente, es inconcebible que una empresa por chica que sea o emprendedor no cuente con programa para hacer facturas y presupuestos, o por lo menos con un programa de facturación básico, ya que es representa un mecanismo necesario, no sólo en términos de aligerar la carga de trabajo, sino para llevar un mejor y eficiente control de las finanzas y las cuentas.

De tal modo que por fortuna, a través de este post te daremos algunas claves para que puedas elegir el mejor software, sea para Pymes, autónomos o empresas. Puesto que objetivo es lograr optimizar los procesos relacionados con las áreas contables y presupuestaria del negocio, indistintamente de su tamaño y actividad.

Porque hablamos de un mercado desarrollado y estable en temas de soluciones digitales, en cuyo espacio están disponibles infinidad de interesantes soluciones y a precios también sorprendentes gracias a la oferta de proveedores. Donde además, el usuario puede adquirir su programa para hacer facturas y presupuestos que le resulte adecuada como herramienta de trabajo para el negocio, toda vez que incluyen muchas prestaciones, tal como se observará y explicará a lo largo de este post.

Y aunque muchos de estos programas son ampliamente conocidos, nunca abundan las explicaciones para ayudar a desmembrar desde nuestra perspectiva los distintas opciones de softwares disponibles en el mercado para facturar y presupuestar las operaciones diarias. Donde por cierto, hay muchísimos, y donde luego una búsqueda rigurosa ofrecemos los que priorizan la simplicidad y no son ERPs, sino específicamente para esta delicada e importante área para autónomos y Pymes.

¿Qué es un programa de facturación?

Cuando hablamos sobre un software de este tipo no queremos referirnos al Excel o hoja de cálculo, sabemos que a día de hoy son muchos los autónomos y pymes que lo usan. Pero gracias a las soluciones que veremos hoy y por un coste mensual por uso tu negocio y empresa será mucho más eficiente y ahorrarás costes.

Con programa adecuado se puede llevar un efectivo control de las facturas, los movimientos bancarios, la contabilidad, proyectos que que están en marcha incluso, mejorar la comunicación con los clientes gracias a los CRM.

Funciones de los programas de facturación

A pesar de tener claro de querer este tipo de aplicación para realizar las facturas y presupuestos, resulta importante evaluar todas las funcionalidades que tiene que ofrecer cada una solución. Puesto que aunque se crea lo contrario, ciertamente pueden ayudar en áreas estratégicas del negocio que ni siquiera se imaginaba que era posible. Dicho esto, pasemos a señalar sus partes clave:

Facturación y presupuestos

Al adoptar un programa para hacer facturas y presupuestos de la empresa se deben observar algunos elementos disponibles en los módulos del software como un segmento especial para generar las facturas. Donde el usuario entre otras cosas podrá:

Controlar tanto el sector de ventas y compras.
Gestionar los pedidos y albaranes.
Controlar el estado de las propuestas y presupuestos.
Mecanizar la introducción de las facturas de proveedores, gracias al OCR.
Personalizar los formatos y planillas de las facturas.
Automatizar el envío de la facturación recurrente automáticamente.
Integrar con la tienda online, de ser necesario.
Enviar facturas electrónicas a proveedores.
Emitir informes detallados y precisos.

Como se puede observar, no estamos hablando sólo de emitir facturas y presupuestos, si también analizar cada función detallada, así como calcular el tiempo que se toma al realizarlo de manera manual, es claro que representa un ahorro muy significativo para la empresa.

Contabilidad

Aunque ya son pocas las personas que suelen llevar su contabilidad por sí mismos o manual, gracias a los programas se pueden aminorar buena parte del trabajo, y someterlo al supervisor para su visto bueno. Dentro de las principales funciones a resaltar destacan:

La automatización de los apuntes contables.
Sincronizar y cotejar los trámites bancarios.
Introducir gastos de manera sencilla y automática.
Emitir y presentar las obligaciones fiscales e impuestos.
Exportar datos a otras aplicaciones contables.
Controlar el estado económico de la empresa cuando se desee.

Cashflow o previsiones

Un elemento llamativo de los programas contables, y que llaman la atención de los usuarios es la posibilidad cierta de llevar el cashflow de la empresa. o importa que se trate de un pequeño negocio, pues igualmente aplica y aporta muchos beneficios. Con cada una de sus funciones se podrá ver el estado de cuenta en tiempo real. Y lo que es más importante, permite tener una previsión gracias a los datos proporcionados por el área de ventas, presupuestos, gastos, entre otros afines.

Proyectos

Ahora bien, también están quienes además de dedicarse a la venta de productos y/o servicios, también trabajan en base a proyectos, una muestra de ello puede ser un desarrollo web o marketing. Y gracias a esta función agregada a algunos programas se pueden controlar de manera efectiva, los siguientes datos:

Número de horas dedicadas a cada proyecto controlando el tiempo empleado.
Los gastos asignados a cada proyecto.
Aquellas tareas pendientes y asignadas a cada miembro del equipo.
Y lo más importante, conocer la rentabilidad de cada uno de los proyectos.

Sorprende saber en realidad el tiempo que se está invirtiendo en cada negocio, así como conocer con precisión lo que se debe cobrar por los trabajos realizados. Esta es una parte muy importante para que el proyecto sea un éxito y no pedir por debajo de su valor real.

Inventario o Stockaje

Una parte de importante de todo negocio de ventas por ejemplo, son los inventarios, y con un buen programa para hacer facturas y presupuestos, se podrán controlar todos los productos del negocio, además de comprobar la existencia en tiempo real. Se debe tener e cuenta en este sentido, que el usuario se podrá conectar incluso, con la tienda online, disponer de diversas tarifas, conocer los precios de compra que dieron los distribuidores, entre otros.

CRM o relación con el cliente

En este punto, se ha comprobado la importancia que reviste para cualquier negocio mantener una comunicación fluida y abierta con los potenciales clientes y los ya fidelizados. Por tanto, los CRM (Customer Relationship Management), servirán para ello; donde entre otras el usuario podrá:

Controlar el momento justo que está en el presupuesto enviado al cliente.
Mantener un efectivo control de las llamadas, email y reuniones que realizadas.
Diseñar el embudo de ventas para saber cómo y cuándo actuar con el cliente.
Tener una previsión de los proyectos que se tendrán en los siguientes meses.

Terminal punto de venta o TPV

Ahora, en caso de tener un negocio convencional donde además se emplea un terminal de ventas, un programa para hacer facturas y presupuestos, puede venir estupendamente bien. Pues gracias a esta herramienta se podrán introducir los artículos que se venden de manera simple pero intuitiva. Aunque también permite vender en facturas con el área correspondiente.

Características de un programa para hacer facturas y presupuestos

Cabe mencionar además, que los mejores programas de facturación son aquellos que permiten al usuario disponer en su empresa o negocio de las características:

El programa para hacer facturas y presupuestos, adoptado deberá ser integral, capaz de cubrir todas las necesidades que exige el proceso de facturación del negocio.
Que sea un programa intuitivo, sencillo de usar pero efectivo, además de permitir enseñar al personal.
Es determinante que sea un programa flexible, que se pueda adaptar a la empresa y personalizarse.
Conviene que además, sea multiplataforma, con el objeto de poder acceder desde cualquier lugar y equipos.
La modularidad también se debe valorar, ya que permitirá que el programa sea capaz de continuar siendo útil, en caso de que la empresa o negocio crezca y evolucione.
En general, mientras más flexible, versátil, adaptable y fácil sea el programa, mucho mejor será para su efectiva implementarlo sin limitaciones.
Asimismo, no servirá de nada, si no aporta una solución útil que permita a la empresa automatizar los procesos y convertir la facturación del negocio en un área mucho más eficiente.

¿Qué programa para hacer facturas y presupuestos elegir?

Para elegir el programa para hacer facturas y presupuestos ideal, el usuario puede guiarse por la funciones que se mencionaron anteriormente, existen otras interrogantes que deben plantearse, con el fin de elegir el que mejor se adapte al negocio y su dueño. Pero revisemos las principales prestaciones del software elegido:

Capacidad de contactos: ciertas aplicaciones para gestionar las áreas de contabilidad y presupuesto, pueden limitar el número de contactos a manejar. Atendiendo a la versión elegida, el usuario podrá tenerlas hasta ilimitadas.
Usuarios: un elemento a considerar son los contactos que se puedas gestionar en un programa presupuestario y contable, así como aquellos usuarios de la empresa que accederán a la aplicación.
Productos: este sector también pueden presentar algunas limitaciones llegado el momento de colocar el número de productos en la sección de stock del negocio.
Capacidad: al hablar de aplicaciones en la nube (cloud) puede que estén limitadas por capacidad; de acuerdo a la versión que se contrate se podrá optar por el que mejor se adapte a las necesidades del negocio.
Soporte: pese a que todas las suscripciones incluyen soporte, puede que el programa cuente con soporte vía email, chato inclusive, una línea telefónica directa.
API (Application Programming Interfaces): si la aplicación permite esta opción, aportará la opción de conectar la aplicación con sistemas externos a la medida. Esta opción es más avanzada, y se puede usar para prestaciones específicas, para las cuales se requiere de los servicios de un programador.
Sincronización bancaria: todavía existen muchas personas que les preocupan los datos bancarios, y esta prestación ahorra mucho trabajo y tiempo.
Integración con Ecommerce: buena parte de los negocios o empresas pequeñas, sean tradicionales o 100% web disponen de una tienda online, con cuya integración se tendrá todo bajo control.
Plantillas personalizables: todas las soluciones permiten al usuario crear sus propias facturas, existen programas con los que se puede personalizar diversos diseños y registros.
Multidivisas: un programa para hacer facturas y presupuestos que permita ventas en euros u otro tipo de divisa es muy importante, cuando se trabaja en la web, no debiendo pasarse por alto este detalle.
Conexión asesor: muchas de estas soluciones facilitan la conexión directa con un asesor, a pesar que tampoco debe ser una condición que se condicione. Puesto que todas permiten exportar datos con facilidad por todas las soluciones existentes en el mercado.
Versiones móviles: a pesar que todas las aplicaciones de facturación permiten el acceso web, algunas de estas también poseen su aplicación móvil, disponibles para sistemas iOS o Android.

Los mejores programas para hacer facturas y presupuestos

Luego de analizar buena parte de las funciones y características que se podrán hallar en los programas contables y presupuestarios disponibles en el mercado, pasaremos a revisar brevemente cada programa para hacer facturas y presupuestos de mayor uso y popularidad, muchas de los cuales son gratuitos, con su respectiva modalidad de paga.

En estas herramientas ha colocado su confianza emprendedores, autónomos, Pymes y grandes empresas. Por configurar aplicaciones de gestión SaaS, es posible usarlas desde su versión de programa para lograr presupuestos y facturas gratuitas hasta soluciones de facturación más complejas del mercado. Para ello, primeramente se procederá a listar los programa de facturación, tratando de exponer sus funcionalidades básicas de cada uno de la mejor forma.

Programa para hacer facturas y presupuestos Holded

En la actualidad se pueden conseguir en el mercado muchos programas para facturar y contabilizar dentro de la empresa. No obstante, Holded aporta mucho más, ya que además de permitir el habitual proceso contable, que permite al usuario gestionar todas las áreas relacionadas con la empresa de manera sencilla e intuitiva. Parte de las prestaciones se refieren a la facturación, contabilidad, inventario, y hasta CRM o relación con el cliente integrado en un mismo espacio.

Debitoor

Por su parte, Debitoor es una herramienta ideal para atender las necesidades de facturación y presupuesto de emprendedores que no desean complicarse la vida con sistema pesados y complejos. Aunque no renuncian a llevar el control de sus facturas y contabilidad; además, posee una App móvil y sincronización bancaria; así como altamente personalizable.

Quipu

En cuanto a Quipu, se trata de un estupendo programa para hacer facturas y presupuestos indicado para atender las demandas de estas áreas en empresas, independiente y asesorías. Su software es capaz de ahorrar al usuario hasta 11 horas mensuales en la gestión del negocio. Entre otras funciones provee una facturación ilimitada, subir tickets y facturas con el móvil o e-email a fin de contabilizar los gastos, de hecho, puede sincronizarse con el banco.

KeyandCloud

KeyanCloud es una herramienta relativamente nueva en el mercado, sin embargo, se evidencia con sólo observarla que llegó para quedarse. Toda vez que facilita de muy buena forma y eficiencia toda la gestión del negocio, y además es muy sencilla e intuitiva, ayudando a automatizar muchas áreas de la empresa.

Como bien se ha referido, KeyandCloud toma en el rol de los asesores; quienes pueden controlar gran parte de la plataforma para tener presencia en tiempo real conectados con el negocio.

Quaderno

Pese a que Quaderno no enfoca su acción como programa para hacer facturas y presupuestos, es importante revisar y considerar su implementación, puesto que ofrece un estupendo módulo de facturación. Al tiempo de simplificar y mejorar la gestión de los impuestos; calculando los impuesto en tiempo real y centralizando la información tributaria de amera oportuna.

Programa para hacer facturas y presupuestos Billage

Porúltimo, destaca Billage, una excelente aplicación que fundamente su acción en 3 importantes áreas a saber: la facturación, gestión de proyectos y fantástico CRM o relación con el cliente. Su alcance llega a cubrir de forma satisfactoria cada área del negocio.

Sin duda se coloca en el mercado como una eficiente solución empresarial, razón por la cual la han adoptado más de 12.500 empresas y autónomos, incluyendo incluso grandes empresas. Ofrece un módulo a destacar, como es el capturador de ticket automático, no dejando de lado el tradicional ticket de papel.

Conclusión

A modo de conclusión sólo queda agregar o reiterar, que al momento de buscar algún programa para hacer facturas y presupuestos gratuito el usuario debe recordar que a veces comprar barato al final sale más caro. Pues lo más conveniente es optar por una solución definitiva que en realidad optimice la eficiencia y rendimiento del negocio, la producción diaria y en general, los resultados de la gestión como un todo.

Ya se evidenció igualmente, que opciones hay muchas, y todas de alta calidad y rendimiento, casi todas muy intuitivas y ofrecen versiones gratuitas de prueba, a fin de comprobar sus bondades antes de invertir. En términos generales, todas las herramientas aportan soluciones efectivas y amplias para satisfacer las necesidades que puede presentar una empresa o autónomo.

Sus funciones logran y ayudan a la empresa a concretar su objetivo principal, además de facilitar el trabajo diario y, especialmente, el programa para hacer facturas y presupuestos ideal y más efectivo para los empresarios es aquel capaz de solucionar problemas diarios y aportar valor a los procesos internos.

Ya está claro que la automatización dejó atrás el proceso manual en las áreas contables, como solía hacerse en el pasado, donde las nuevas tecnologías aportan y señalan la ruta más directa y óptimo para una gestión empresarial exitosa.

Para concluir, a nuestro juicio, el mejor programa para hacer facturas y presupuestos es Holded, sin duda una excelente alternativa, ya que obedece a uno de los programas más integrales del mercado, amigable, sencillo de usar, con una interfaz fresca y moderna, además de accesible desde cualquier lugar. Su modalidad free permite probar y comprobar las bondades que tiene para dar.

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