En el mundo de la informática, en muchas oportunidades se usa un Programa para monitorear una PC en tiempo real, la función primordial de esta herramienta es analizar por ejemplo, el comportamiento de algunos empleados en diversas empresas y a nivel hogareño, puede servir para los padres de manera tal que se enteren de las actividades de los hijos. Si se desea conocer más sobre el tema, se recomienda continuar con la lectura de este artículo.
Programa para monitorear una PC
Tal como se ha establecido existen varias herramientas en informática, entre ellas hay más de un programa para monitorear una PC, que representan una alternativa importante, para que los supervisores de alguna empresa, o padres de familia, o situaciones similares tengan la capacidad de monitorear las actividades, que en forma cotidiana realizan los usuarios de los equipos.
Por lo tanto, como se indicó anteriormente existen varios programas que cumplen adecuadamente esa función y se mencionan a continuación dichos programas, con algunos detalles particulares de cada uno de ellos. A continuación, se presentarán aquellos programas útiles para el monitoreo para los casos de empresas:
Teramind
Entre los programas utilizados para el monitorear una PC en las empresas, se pueden indicar uno muy conocido denominado Teramind, mediante el cual los supervisores pueden detectar cualquier situación irregular, sobre todo cuando hay algún indicio o sospecha de actos indebidos, que pueden estar sucediendo con regularidad en la organización.
Por otro lado, también es factible el control de la eficiencia y la efectividad de los trabajadores, así mismo se considera en este grupo de monitoreo las posibles amenazas, también, como el aspecto de protección y seguridad para las actividades y objetivos previstos por la empresa.
A través de Teramind es muy probable disminuir los incidentes en el área de seguridad, ya que en todo caso se trabaja con tiempo real y pueden surgir observaciones y advertencias de alertas, así como bloqueos de usuarios, redireccionamiento de actividades, todo ello con el fin de mantener un nivel adecuado del servicio que se presta y además una tranquilidad empresaria, que viene acompañada también de condiciones de eficiencia necesarias.
En este programa, se maneja un software que ofrece a los usuarios opciones, que se pueden implementar a nivel local, como también los requisitos mínimos que se corresponden con cualquier tipo de institución empresarial y tiene un basamento en la nube, que se compenetra con los requisitos de cualquier empresa.
Entre los detalles específicos, este programa es capaz de localizar con bastante precisión, a los empleados que resultan ser más riesgosos para el desenvolvimiento de la compañía, por otro lado se pueden detectar también las violaciones de normas y procedimientos, que rigen en la empresa y también se puede incluir un asesoramiento, guía y una actividad a nivel didáctica, que permita prevenir futuros incidentes.
En otra dirección de criterios, con las bondades que este programa ofrece, se pueden establecer algunas reglas que regulan cualquier tipo de actividad, que en forma habitual esté sucediendo, por ejemplo el bloqueo de algunos correos electrónicos inadecuados, así como la elaboración de trabajos particulares tales como, impresión de documentos, videos o detalles privados que no deben salir a la luz pública.
Para poner en marcha el programa Teramind, se pueden establecer los siguientes pasos a seguir, que resultan muy adecuados:
- El primer paso a ejecutar es registrarse en el programa de monitorización de empleados, a través de Teramind Basic Cloud, que representa una función totalmente gratis. Después es conveniente hacer la instalación de los agentes de monitorización, en todos los equipos del entorno que se desean monitorear.
- Se incluye también el proceso de control de tiempo de uso completo o parcial efectuado.
- De acuerdo a las necesidades que se requieran en la organización, es necesario personalizar a través de configuraciones de alerta y supervisión, las actividades que se efectúen y que tengan que ver directamente con las tareas rutinarias.
- En todo momento es factible establecer el procedimiento, que permite acceder a todas y cada una de las funciones de la plataforma del software, con el objetivo de localizar las capacidades de monitorización, que producen un bienestar de seguridad y también de productividad empresarial.
HipChat
Otro programa para monitorear una PC es el llamado HipChat, que tiene una actividad como una función de complemento, para la plataforma de estilo WorkZone, es decir se está frente a una herramienta que maneja la gestión del tiempo, tal y como se tratase de un mensajero instantáneo, que opera en la zona de trabajo.
Por ejemplo, tiene una aplicación interesante en la cual se puede hacer un diseño, de acuerdo a los espacios de los lugares de trabajo, en otras palabras zonas dedicadas por ejemplo a una sala de chat, en la que es factible establecer un tipo de comunicación del tipo 1 a 1.
Se detalla un aspecto muy importante en este programa, que tiene que ver con el establecimiento muy útil de un historial de chat muy completo, todo ello presta un servicio de apoyo por ejemplo, a aquellos empleados que no pudieron acudir a alguna sesión en Hipchat, donde con mucha facilidad pueden revisar el contenido expuesto y ponerse al día con la información que en el momento oportuno, no pudieron visualizar, además la navegación correspondiente, para revisar la información que se desee resulta ser muy rápida.
Como consecuencia adicional, bajo el punto de vista positivo, esta herramienta resulta también útil, ya que es posible hacer una comprobación del rendimiento cotidiano,del trabajo efectuado por los diversos empleados, pudiendo además ser base de logro de alguna estrategia, que en el fondo va a estar en beneficio de los procesos de productividad empresarial.
WorkiQ
La mayoría de las empresas, tienen la inquietud de controlar el comportamiento informático de los trabajadores y además requieren como un complemento, detalles sobre el tiempo invertido en aplicaciones que no aportan ningún beneficio financiero a la organización. Es allí donde el programa WorkQ representa una excelente herramienta que permite lograr ese objetivo de una manera bastante adecuada.
A través del panel de control de la herramienta, los ejecutivos de la empresa pueden tener a su alcance imágenes específicas, donde se percibe el desarrollo que los empleados generan de forma activa y además se establece con mucha precisión, el tipo de empleado que se involucra en forma adecuada en sus labores cotidianas, o en su defecto si se trata de personas que continuamente por sus características de distracción y mal uso del tiempo, no rinden lo que de ellos se espera.
Las diferentes actividades que se desarrollan en una empresa, tienen su jerarquía debido a por ejemplo, importancia, beneficio directo a las empresas, carácter inductivo a algunas personas y otros elementos interesantes, que se pueden categorizar, según el tipo de actividad y tomando en cuenta este y otros aspectos anexos, las autoridades ejecutivas de la empresa pueden ofrecer las siguientes ventajas:
- De una manera muy sencilla y con una evidencia al alcance de la mano, se puede tener un informe concreto de procedimientos no productivos, así como el momento preciso en el cual dichos procedimientos son efectuados.
- Por otro lado, los niveles de mando de la empresa, pueden detectar de una manera muy precisa los procedimientos que si son productivos y que por ende representan, una consecuencia positiva, que puede ser analizada y discutida en determinados momentos.
- Otro elemento importante, es el cuadro comparativo que se puede efectuar de los diversos empleados, todo ello incluyendo además la complejidad de los trabajos asignados que los trabajadores manejan.
- Un elemento también a considerar es la gestión, que realizan aquellos trabajadores remotos, que presentan informes generales de su labor y que en la mayoría de los casos, no se encuentran en las instalaciones de la organización, dado que la mayor parte de su labor se desarrolla en un ambiente externo. Todo ello, por las características específicas de su labor. (por ejemplo: Visita a empresas, Clientes de la organización).
- Evidentemente, que también el programa va a aportar una información adecuada y precisa, de los mejores resultados obtenidos en diversas actividades, con la ventaja de relacionar el funcionamiento de procesos efectivos a lo largo del tiempo.
- Como un resumen general, se puede establecer la distribución adecuada y más productiva de las diversas labores, ya que debe existir una relación directa entre esos aspectos y las habilidades subutilizadas en algún tipo de empleado que quizás cumpla sus labores, pero con un recargo de actividades, que no resultan convenientes.
DeskTime
Existe una excelente aplicación, cuyo uso es sumamente sencillo, pero ofrece una gran seguridad de seguimiento del tiempo utilizado por los trabajadores, cuyo control deriva evidentemente en beneficio de la eficiencia y productividad de la empresa, su nombre es DeskTime. El monitoreo diario resulta muy fácil de controlar, a través de esta herramienta se incluyen por ejemplo las licencias o permisos solicitados por los trabajadores por causa de enfermedades, así como las labores de horas extras y también el aspecto de los días correspondientes a las vacaciones.
Todo ello, se puede revisar con este programa de una manera cómoda y sencilla, ya que por ejemplo es posible rastrear el flujo de trabajo de un empleado, o un equipo donde varios de ellos, produce un trabajo común. El volumen de trabajo ejecutado, se puede percibir con el programa DeskTime y además, se pueden detectar aplicaciones, URLs, así como tiempo fuera de línea, incluyendo además datos de detalles de cómo los empleados operan y manejan los sitios web que la empresa dispone para ellos.
Y además, se incluyen actividades adicionales, cuando los empleados no se encuentran en línea, precisando detalles y pormenores que permiten hacer cualquier análisis y además sirven de base, para tomar algún tipo de decisiones específicas.
Por ejemplo, como evidencia determinada se presentan para los ejecutivos, capturas de imágenes de pantalla efectuadas de manera automática, así como un seguimiento preciso a las actividades de proyectos individuales.
La información que se obtiene con este programa, se caracterizan por contener detalles individuales, donde se pueden incluir por ejemplo, informes para facturación y de esta manera por ejemplo, se pueden descargar detalles con la posibilidad de transferirlos al CSV (Archivo especial que puede ser analizado posteriormente), de esta manera se determina por ejemplo la precisión de la cantidad de trabajo y el tiempo empleado en determinados proyectos que la empresa desarrolla.
Resulta interesante el monitoreo de control que con este programa, se puede hacer, por ejemplo para el caso de equipos locales, remotos, a través de un teléfono móvil, o de un equipo de escritorio logrando de esta manera un excelente ahorro de tiempo, para revisar informaciones sobre el rendimiento y producción de la compañía.
Esta herramienta tiene un elemento de soporte interesante, que aporta por ejemplo un servicio a través de chat, también utilizando correo de voz, así como correos electrónicos. Es importante, resaltar que DeskTime, realiza y cumple con todo los estándares de seguridad garantizando de alguna manera, la confiabilidad de la información personal que se proporciona.
Asana
Existe otro programa para monitorear una PC, conocido como Asana, que se caracteriza por otorgar proyectos, tareas, niveles de cuadro de mando y conversaciones específicas, de manera tal que a través de una supervisión adecuada, se pueda impulsar el trabajo que ejecuta la empresa de una forma mucho más eficiente, en toda su trayectoria.
Por ejemplo tiene la facultad de ofrecer la visualización del progreso, de cualquier proyecto con la excelente condición de efectuar esa labor, sin la necesidad de hacer programas de reuniones, o el envío de informaciones detalladas por ejemplo, a través de correos electrónicos.
En otras palabras resulta muy sencillo el uso de campos personalizados, con la intención de efectuar un seguimiento a cualquier detalle o aspecto, que sea relevante para la persona que opera el control, donde pueden estar presente por ejemplo, errores, solicitud de empleo, clientes potenciales y otros aspectos de vital importancia.
Con esta herramienta, de una manera muy sencilla, se pueden organizar tareas en listas, o también en foros compartidos para cualquier tipo de reunión, así como elaboración de programas motivadores.
Todo ello de una manera fluida ya que, la secciones y columnas disponibles permiten que el programa Asana, pueda desarrollarse en atención a las condiciones y flujo de trabajo que se realiza en la empresa, se consideran así todos los niveles de jerarquía y además, se puede convertir en un proyecto específico, cualquier actividad que tengan las características de aporte productivo.
Las tareas que es necesario efectuar pueden distribuirse en forma organizada, de acuerdo a sus dimensiones o intensidad de labor, bien sea en proyectos u otro tipo de actividades, que representen un aspecto positivo, bajo el punto de vista financiero para la empresa.
En vista de que la experiencia demuestra que la conducta de todos los empleados resulta la mayoría de las veces impredecible, el programa Asana con las herramientas que tiene puede contribuir al aumento de la eficiencia de las labores de los trabajadores, con un impacto positivo hacia la productividad general del negocio.
Tomando en cuenta estos aspectos, el supervisor puede navegar cómodamente por todos los detalles del trabajo y de acuerdo a las necesidades que sean prioritarias, se podrán establecer los ajustes correspondientes para dar garantía de una mejor calidad, con las herramientas que se disponen del programa, por supuesto que no se escapa el análisis específico de las labores ejecutadas por todos y cada uno de los empleados.
Razones para utilizar el software de monitorización de empleados
Los empresarios acostumbran a utilizar algún programa para controlar el uso de una PC, con la intención como se ha establecido de monitorear las actividades que puedan efectuar los empleados, todo ello se hace con la finalidad de estar enterados de los pormenores, o actividades no autorizadas que puedan hacer algunos de ellos. Una de las formas más comunes que los empleados acostumbran a transmitir informaciones privadas a la empresa es a través del uso de los correos electrónicos, por la facilidad que existe del intercambio informativo.
A veces se valen de la transmisión de información comercial, pero en forma habilidosa introducen de una manera semioculta, datos y pormenores de la empresa que no deben ser expuestos al dominio público. El rastreo que se haga debe estar en sintonía con lo exigido por entes oficiales de Estados Unidos, tales como: la HIPAA, (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico), también de acuerdo a las solicitudes GRAMA (Government Records Access and Management Act es decir Acceso a Registros Gubernamentales y Ley de Gestión).
También se incluyen todos los reglamentos de la FINRA (Financial Industry Regulatory Authority, o sea INC es decir Autoridad Reguladora de la Industria Financiera.
El control de correos electrónicos con la intención que se ha indicado, se puede efectuar con alternativas disponibles en el mercado informático y de esta manera, se puede de un modo sencillo, efectuar el monitoreo correspondiente, se incluyen además otras herramientas diferentes, que permiten supervisar actividades distintas a las destacadas acá, durante el tiempo que están cumpliendo su horario de trabajo.
En algunas oportunidades los empleados utilizan equipos electrónicos de la empresa, tales como: Portátiles y ordenadores de sobremesa, por lo que el control correspondiente revelará en su momento aquellos sitios web, que son utilizados por los empleados y además acostumbran a hacer descargas de archivos, a través de unidades USB, que poseen. Todo ello puede ser controlado de una manera sencilla.
Paralelamente se logra también el control de palabras claves particulares, que las empresas cuidan con mucho celo y esos empleados abusan de su oportunidad de uso, mientras están operando equipos de la empresa y en algunas oportunidades se han detectado informaciones de pornografía y más grave aún, información comprometedora que en algunos casos se han compartido con empresas de la competencia.
Existe también, la posibilidad de efectuar un control administrativo, donde con mucha facilidad se pueden hacer bloqueos de actividades diversas y además limitar el acceso a ciertas páginas web inapropiadas, que además constituyen un entorno de poca seguridad o confiabilidad. Las herramientas que se pueden usar para estas actividades relacionadas con el control de los empleados, son muy útiles y en muchos casos han resguardado adecuadamente informaciones de carácter relevante propias de la empresa.
Como puede observarse resulta muy útil el uso de cualquier programa para monitorear una PC, ya que en casos como este se nota con toda claridad la gran utilidad que tiene el monitoreo que aquí se destaca.
¿Qué debe tener en cuenta desde el punto de vista jurídico y técnico?
Muchas personas manejan el criterio, que indica que la supervisión de correos electrónicos de los empleados representa una violación de la privacidad, sin embargo es una decisión trascendental, que la Corte Suprema de los Estados Unidos en el año 2010 estableció un dictamen dándole legalidad a ese proceso de monitoreo, que las empresas pueden efectuar para supervisar las actividades de sus empleados, durante el cumplimiento de su horario de trabajo y sobre todo cuando están utilizando equipos de propiedad de la organización para la cual prestan sus servicios.
Por otro lado, la acción jurídica se profundiza un poco más, ya que es factible monitorear también los registros de unidades USB y dispositivos móviles, así como equipos tipo buscapersonas, ordenadores portátiles y muchos elementos similares. Abundando un poco más en el tema, se puede exponer que el Gobierno Federal ha establecido que no hay restricciones de ningún tipo para el monitoreo de Internet, dirigidos a los empleados de cualquier empresa. Aunque algunos Estados ofrecen prioridad a la protección.
Sin embargo, la intención de que los empleados notifiquen cualquier situación donde la empresa haga supervisiones de este tipo y donde se maneja por ejemplo,el caso de pulsaciones de teclas y correo electrónico, pero esas notificaciones se pueden revelar de acuerdo a lo indicado en el manual del empleado, o también en atención a cualquier tipo de recordatorio, que los trabajadores reciban a través de algún correo electrónico.
Modo sigiloso vs. modo transparente
El monitoreo que se le puede efectuar a los empleados, de cualquier organización tiene dos alternativas, que en el entorno se conocen como: Modo sigiloso y también Modo transparente, para el primer caso el empleado que está siendo objeto de un monitoreo, en el acto del mismo, no se está enterando de la situación que se está presentando y se conoce de alguna manera con el nombre de Modo silencioso, de manera tal que las herramientas utilizadas efectúan una labor de alta calidad y como se ha indicado el empleado no detecta el proceso en tiempo real.
La otra alternativa, se conoce como el modo transparente, donde el proceso de vigilancia que se hace, es captado por el empleado afectado, sin embargo requiere que el software se instale en cada uno de los ordenadores incluidos los portátiles administrativos, pero tiene cierta dificultad el manejo de esta alternativa, ya que los administradores estarían en la obligación de hacer una revisión cotidiana, de todos y cada uno de los informes, que manejan los empleados esto en realidad representa cierto obstáculo y un vital consumo del tiempo.
¿Cómo funcionan las herramientas de monitoreo?
El proceso de monitoreo presenta un sistema de funcionamiento específico, entre otros detalles es necesario instalar el software en varios sistemas el control así como en la estación central, sobre todo para los empleados que se quejan de dicho control y no desean ser monitoreados. Para lograr el objetivo que la empresa busca es necesario en primer lugar desactivar el cortafuegos, que luego se pueden activar más tarde una vez que se haya completado el proceso de instalación para dicho monitoreo.
Siempre existe la posibilidad, de que ese programa de control funcione con los conocidos parches y además deben haber programaciones adicionales, que permitan el acceso al monitoreo de la PC y que funcione alrededor del programa. Esto creará una especie de agujero virtual en el sistema de seguridad, por lo que la red se hará más vulnerable a toda clase de ataques como, malware, virus, spyware entre otros.
Como puede observarse el monitoreo se puede utilizar también con el uso de un Programa para monitorear la PC en red, aspecto que en algunas oportunidades muchos usuarios no toman en cuenta por descuido o distracción.
Alerta con los virus disfrazados
En el mercado de la informática existen productos, que aparentemente son herramientas de vigilancia de empleados, sin embargo existe la gran posibilidad de que se presenten herramientas, que en realidad son unos virus disfrazados, que en algunas oportunidades proporcionan capacidad de registros de teclas y capturas de contraseñas, pero también se incluyen recopilación de datos entre bastidores, con el objeto de vender esa información disminuyendo el nivel de seguridad.
Se debe estar atento en que un gran número de herramientas de monitoreo, pueden funcionar a través del firewall, pero el peligro está en que más de una amenaza puede sobrepasar la barrera de seguridad, sin ser detectada.
Desplegando el software: Nube y en las instalaciones
Se debe tomar en cuenta, que el software de monitoreo tiene varias maneras de implementarse y entre las más utilizadas, está la opción local que aparecen con regularidad en muchas ofertas. Mediante este sistema se pueden reunir y recoger toda la información en su propio computador.
Tal caso requiere de un conocimiento apropiado, del TI (Tecnología de la Información) y necesitan un mayor tiempo de procesamiento. En cuanto a la nube, resulta más fácil de tramitar y la configuración es de una manera muy rápida a nivel local.
Soluciones que se adaptan a sus necesidades
La otra alternativa distinta a la del monitoreo, es la que se conoce con el nombre de Software para padres, que básicamente está destinada al uso de computadoras personales y hogareñas, es decir se instalan en un único computador y no están previstas amenazas de otro tipo a nivel de vigilancia, tales como podría ser los conocidos cortafuegos. Existen opciones adicionales que evitan ataques cibernéticos, junto con otro tipo de herramientas muy útiles en el monitoreo dirigido hacia niños o en el caso de cónyuges, al momento de alguna conexión.
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