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Registro Mercantil en Venezuela: Resumen Completo

A la hora de realizar cualquier trámite bien sea crear una compañía, actualizar un Acta Constitutiva de una ya creada; elaborar una cooperativa, que hoy en día resultan bastante comunes es necesario realizar ciertos trámites. Aquí veremos los pasos para hacerlo en el Registro Mercantil en Venezuela, te invitamos a conocer más de estos trámites.

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Registro Mercantil en Venezuela

Tal como ya mencionamos cuando se requiere conformar una determinada empresa dentro de los parámetros legales, se deben seguir ciertos pasos en el Registro Mercantil en Venezuela, principalmente que es el tema que nos ocupa. Dentro de estos trámites están el debido registro de un nombre, el mismo debe ser previamente verificado con el fin de que no esté a la par con otro registro de otra entidad, comercio que pueda ya existir.

Se deberá entregar la totalidad de los documentos de tipo legal que sean menester con el fin de realizar el debido registro y trámites; uno de estos requisitos es la cancelación del monto que corresponde a los aranceles y la posterior aprobación legal del registro, con el fin que la nueva empresa sea realizada y esté debidamente preparada para el inicio de las actividades comerciales.

Breve resumen histórico

Con el objeto de comprender como es el Registro Mercantil en Venezuela actualmente, se hace necesario que hagamos un recorrido histórico con la finalidad de saber el origen del mismo, los cambios y la evolución que esto ha tenido durante el transcurso del tiempo e igualmente cuáles son las funciones durante las distintas etapas. Podemos decir que en Venezuela se ha copiado el ejemplo de otros países de cómo se debe realizar el Registro Mercantil.

Los inicios de antecedentes en cuanto al Registro comercial que conocemos nos conducen directamente a la época medieval lugar donde los propios comerciantes empiezan a reunirse, organizar y se crea el llamado “Liber Mercatorum”. Dicho documento trata sobre una lista de la totalidad de los comerciantes que ejercen actividades de comercio. El que se estuviera inscrito en el mismo solía ser opcional y como principal motivo para el registro era el obtener los beneficios que la cooperación concede.

En este momento se insertan una cantidad de cambios legislativos a partir de los años 1953 a 1984, momento en el cual se comienza a acercar al Registro Mercantil la manera de cómo se realiza en la actualidad.

Entre los cambios que se han insertado en ello, podemos mencionar algunos, los cuales son:

Se establece de manera determinante que la totalidad de los comercios inscritos son comerciales.

Se tiene que estar inscrito en el Registro Mercantil con la finalidad de ejercer las actividades comerciales.

El efectuar la inscripción convierte al interesado en persona jurídica.

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Breve historia del registro mercantil

Para el año 1862 se inicia se inicia por vez primera el Registro Mercantil en Venezuela con la reforma del Código de Comercio. Las funciones importantes o principales estaban limitadas a la comunicación y el establecimiento de ciertos documentos que tenían relación con acuerdos de patrimonios entre parejas y el poseer registro de los contratos entre personas y compañías.

El Registro Mercantil en Venezuela tiene entre otras la función de, como su nombre lo indica, registrar a los comerciantes o personas que tienen negocios; asimismo cumple la función de registrar eventos e interacciones jurídicas que suceden durante el tráfico mercantil.

Sin embargo es bueno decir que no trabaja de forma separada o aislada, dicho Registro tiene que trabajar y mantenerse en conjunto con el Registro Nacional de Vehículos, el Registro de la Propiedad Industrial, el cual es el encargado del registro de marcas y patentes; el Registro Aéreo, el Registro Subalterno, encargado del mantenimiento, registro y control de los bienes inmobiliarios; igualmente el Registro Nacional de Valores.

Dificultades para el registro de una empresa en Venezuela en la actualidad

Tal como decíamos anteriormente en la actualidad Venezuela suele ser uno de los países del mundo con muchas dificultades y problemas a la hora de la creación de una empresa. La en el año 2015 la revista Doing Business efectuó un estudio relativo a dicho tema; y en tal estudio se describe a Venezuela entre los diez países con mayor cantidad de problemas de tipo económico, así como los inconvenientes burocráticos a la hora de registrar una empresa.

Por otra parte tenemos el aspecto económico y el aspecto de la realización de la totalidad del trámite suele ser muy costoso. En este aspecto se tiene que pagar un valor aproximado de 49.9% en cuanto a la renta per cápita con la finalidad del registro de un negocio.

Pasos para registrar una empresa en Venezuela

Debemos tener en cuenta la importancia de la ubicación y forma de trabajo de las oficinas aptas para la realización del Registro Mercantil, debido a que cada oficina tiene la potestad o autonomía de indicación de los requisitos y documentos que son necesarios para el establecimiento de los tiempos que pueden tardar en efectuar dicho trámite.

Antes de que el interesado se dirija al Registro Mercantil para efectuar el trámite, deberá tener el Acta Constitutiva de la empresa, dicha acta deberá tener los datos siguientes:

Nombre de la empresa.

Razón comercial o el ejercicio que realizará.

Especificación de los datos del dueño, socios o accionistas: nombres completos, cédula de identidad, número de RIF; el porcentaje de la empresa que corresponda a cada uno de los integrantes.

Fecha y lugar en la que fue conformada y donde se creó la primera Junta Directiva.

Dirección del domicilio fiscal.

Se debe especificar los datos del comisario.

Fecha de estipulación de efectuar el cierre fiscal.

Dicha Acta Constitutiva deberá estar respaldada por un abogado colegiado. Una vez que se ha creado el documento se podrá insertar la solicitud en cualquiera de las oficinas de Registros Mercantiles del país.

En relación a lo antes expuesto, se deberán seguir una serie de pasos que vamos a desglosar a continuación, a objeto que el lector los tenga presente, a saber:

Se debe asistir a cualquiera de las oficinas del Registro Mercantil con el objeto de la reserva del nombre. Como consejo en relación a dicho punto es que se debe ser creativo con las opciones, debido a que ciertos registros podrán tener tarifas con relación a la verificación de que el nombre se encuentra disponible.

De manera que mientras más creativo se actúe serán mayor la probabilidad de que no se encuentre en uso el nombre que se escoja. Igualmente hay que tener presente que al momento de la asistencia se presentarán tres opciones.

De una vez que hagamos el paso antes mencionado, se deberá indicar por el propio Registro el tiempo en que debemos volver a acudir para realizar la notificación si se dejo de hacer alguna opción; o igualmente harán el llamado a los fines de informar de que el trámite del nombre fue aprobado con la finalidad de que sea el nombre oficial para el negocio que se vaya a emprender por el solicitante.

En el caso que ninguna de las tres opciones presentadas proceda, se deberá probar con otras tres posibilidades para dicho nombre; dicho proceso se podrá intentar las veces que sea necesario hasta lograr un nombre que no se encuentre registrado. Por ello es recomendable el ser creativo con las opciones que se presenten por el interesado.

De una vez que se cuente con una posibilidad se debe efectuar la cancelación que corresponda para el apartado del nombre por un período de un mes.

Igualmente se necesita un abogado para la redacción del Acta Constitutiva con los datos de la nueva realidad jurídica. En el caso que no se tenga conocimiento de ningún profesional del derecho, existe la opción de que se consiga en las oficinas del propio Registro Mercantil y haga la redacción del documento.

Posterior al paso de crear el Acta Constitutiva y ya se tenga redactada, se procede a introducir el documento adjunto con el nombre que previamente se reservó, igualmente se introducirán tres fotocopias del Registro de Información Fiscal (RIF) así como las cédulas de identidad de los socios, el dueño y los accionistas, por ante el Registro Mercantil.

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¿Por qué es importante el Registro Mercantil?

En cuanto a la interrogante antes expuesta podemos decir que el procedimiento de registro de un negocio conlleva a una cantidad de beneficios para los comercios, entre estos la entidad del Registro trabaja como fuente de información en cuanto a los comercios y las normas legales y económicas que se deben de cumplir para de esta forma poder ejercer las actividades dentro del marco legal, el cual es dictado por el Estado.

De acuerdo al Decreto publicado en Gaceta Oficial N° 37.333 en su artículo 49, está determinado que el objeto principal del Registro Mercantil, se tiene en varios aspectos, a saber:

El registro de las personas interesadas que tengan a bien efectuar actividades de comercio de acuerdo a lo que establece la ley. Esto abarca el ejercicio y contrato que determinan al comercio de acuerdo a lo que dicta la propia ley.

Igualmente el asentamiento e inscripción de los comercios extranjeros que tengan la intención de efectuar labores comerciales dentro del país.

De igual manera el Registro Mercantil tiene la obligación de hacer legal los libros de los comercios. Asimismo se encarga de dar la información necesaria para realizar eficazmente el registro. De la misma forma otras funciones menores que estén establecidas en la ley.

Características

En relación a este tema, podemos mencionar la existencia de varias de las importantes características del Registro Mercantil, las cuales determinamos para claridad del lector, a saber:

Ente Legitimador: tal como su propio nombre lo indica, éste legitima y da credibilidad a las diferentes entidades que se encuentran registradas en ella con relación al estado, a nivel de todo el territorio de la república. Ello permitirá que los que estén registrados gocen de la totalidad de los beneficios, seguridad y respaldo que concede la ley para la realización de las actividades de comercio.

Ente Regulador de la Publicidad: igualmente el Registro Mercantil posee la función de comunicar al que lo requiera las actividades, hechos, actos y negocios jurídicos que estén relacionados con ellos. Así está estipulado en el artículo 215 del Código de Comercio.

Institución Pública: ésta entidad se encuentra al servicio de todos, sin embargo es principalmente para los comerciantes. Asimismo los ingresos sirven de autoayuda y no con el fin de la generación de riquezas de otras personas.

Servicio autónomo sin personalidad jurídica: el Registro Mercantil se trata de una institución del estado perteneciente al Ministerio del Interior y Justicia, sin embargo el mismo posee autonomía en relación con los patrimonios que controlan los ingresos que generan, como consecuencia de los diferentes trámites que se realizan.

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Predominio del sistema convalidante y de folio personal: al registrar una empresa o comercio, se deberá indicar igualmente cuales son las características y modalidades del ejercicio de comercio. Sin embargo, el registro puede que no tenga coincidencia con el tipo de actividades de comercio que ejecuta. Sin embargo, lo que vale es el marco legal en cuanto a la definición realizada durante el registro.

Cualquier actividad que es efectuada por el Registro Mercantil es válida y exacta: esto queda establecido en el artículo 58 de la Ley de Registro Público y Notario, en la misma se establece lo siguiente: “El contenido del registro se presume exacto y válido, pero la inscripción no convalida los actos y contratos nulos”.

Debemos informar igualmente al lector, a modo de información de interés que el registro de documentos podrá darse de dos formas o tipos, los cuales son:

Constitutivos

Son los referidos a la inscripción de documentos de manera que adquiera el carácter jurídico entre las partes que intervienen.

Declarativos

En relación con los constitutivos, los declarativos dan detalles en relación a un acto o situación que tienen finalidad jurídica, más que la narración del acto en si mismo. Dentro de estas especificaciones se pueden dar los documentos que se establecen en los artículos 4, 5 y 6 relativo a lo establecido en el artículo 19 del Código de Comercio.

En opinión de varios autores se mencionan ciertos efectos importantes relacionados a la inscripción de un documento en el Registro Mercantil, en cuanto a estos podemos mencionar los siguientes:

Aunque la sociedad jurídica esté registrada, no se considera legal hasta que el Registro Mercantil haya sido efectuado y la publicación del registro igualmente se haya ejecutado. De la misma forma sucede con las reformas de estatutos, ya que son avaladas de acuerdo a lo establecido en el artículo 19 y 221 del código de comercio.

¿Qué Libros se sellan?

La totalidad de las instituciones o entidades comerciales que ejecuten labores de lucro, tienen que tener una serie de libros con el fin de llevar el control y registro de la debida contabilidad y el estado de los activos y pasivos en todo momento.

Esto se trata de una obligación establecida por el propio Código de Comercio con el fin de hacer más fácil y regular la contabilidad, principalmente en ciertos comercios que sus finanzas estén afectadas de forma directa ante la economía del país. Todo comercio debe poseer los siguientes libros de contabilidad: un libro diario, un libro mayor y un libro de inventarios.

Además de lo anterior, deben poseer igualmente los respectivos libros de sociedades anónimas de acuerdo a lo establecido en el artículo 260 del Código de Comercio.

Los libros que mencionamos anteriormente los podemos clasificar así: libro de accionistas, libro de actas de administradores y libro de actas de asambleas. Igualmente cada comercio tiene la posibilidad de tener otra cantidad de libros adicionales si así lo consideran necesario; incluso podría hablarse de modo auxiliares con el fin de dar facilidad y comodidad a las actividades comerciales que se ejecuten, siempre teniendo presente que se cumplan con los parámetros necesarios para poseerlos.

A modo de dar mayor ilustración al lector, pasamos a exponer y describir de forma breve, la totalidad de los libros que son necesarios de uso obligatorio por los comercios a la hora de efectuar sus actividades laborales y de tipo comercial, los mismos son:

Libro Diario: en el mismo se lleva asentado el registro por vía escrita en un determinado orden cronológico de la totalidad de las operaciones que se efectúan en el diario. Algunos entes comerciales igualmente asientan en este libro el total obtenido a través de las ventas en el momento de finalización del día; en éste se especifican los montos totales de las debidas entras bien sean por transferencias, puntos de venta o dinero en efectivo.

Libro Mayor: el mismo servirá como respaldo del libro denominado Diario, en este se asientan las cuentas de personas u objetos en cuanto al debe y el haber. El orden cronológico por fechas deberá coincidir con el que aparece en el libro diario e igualmente se podrá visualizar las cuentas particulares y personales sin que haya que tabular cada actividad realizada, tal como se efectúa en el libro diario.

Libro de Inventario: aquí se describen y determinan la totalidad de los bienes que tiene el comercio incluyendo los créditos. Asimismo logra el mantenimiento de un historial de los recursos, materiales y demás que posee la entidad comercial. Igualmente permite la realización de una estimación del verdadero valor del negocio o lo que es lo mismo, el saber cual es el momento de la cuenta general del comercio.

En este libro se deberá registrar la totalidad de lo que ingresa y lo que sale, de manera que en todo momento estén reflejados los bienes reales de que hay existencia.

Libros Auxiliares que deben presentarse en el Registro Mercantil en Venezuela

En cuanto a esto los comercios tienen la opción de poseer Libros auxiliares, dentro de esta categoría podemos mencionar: libro de inventario, libro de presentaciones, libro copiador de correspondencia, libro de índice, cuaderno de comprobantes, cuadernos de correspondencia y libro de estampillas.

En el libro de comprobantes, tal como lo dice su nombre; se insertan los datos de la totalidad de comprobantes y recibos que estén relacionados con la entidad jurídica, como son: datos de recibos por adquisición de bienes, datos por recibos de servicio, comprobantes de pago de impuestos, comprobantes de facturas emitidas por distribuidores, entre muchos otros.

¿Con qué departamentos cuenta?

La mayoría de los Registros Mercantiles Primero, los cuales están ubicados en el territorio nacional tienen una estructura organizativa parecido sin embargo tiene sus diferencias en cuando a que cada uno posee autonomía para decidir como va a ser la organización, funcionamiento y la estructura.

Departamento de administración, presentación y cálculos: esta es la oficina que se encarga de efectuar las estimaciones de impuestos fiscales, el desarrollo de las planillas de cancelación para cada uno de los casos que se presentan y los derechos de registro que están ligados a las entidades jurídicas bajo su dominio.

Departamento de Archivo: el mismo tiene la función de crear y guardar los diferentes expedientes de las instituciones jurídicas que están registradas en la sede.

Departamento de Otorgamiento: aquí llegan la totalidad de solicitudes de recién data realizada por los usuarios, donde se definen los requisitos insertos y se enumeran para la creación de los tomos.

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Departamento de Inserción: en éste se agregan y procesan los documentos nuevos o que han sido modificados al expediente de sociedades mercantiles ya creadas. Igualmente está facultado para expedir fotocopias certificadas las cuales están inscritas que hayan sido solicitadas.

Departamento de Escribientes: en el mismo se efectúan los trámites referidos a documentos que serán otorgados. Asimismo tienen la obligación de que los documentos presenten la firma de todas las personas que aparezcan en ellos.

Departamento de revisión legal: en este departamento se validan los documentos y se debe velar porque cumplan con los debidos requisitos establecidos por la ley del estado con la finalidad de garantizar su validez y que sean apropiados para su posterior registro o para adjuntarlos a los expedientes. La mayoría del personal que labora en este departamento se trata de abogados revisores, estos profesionales están plenamente facultados para la revisión de los documentos pertinentes.

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